Manter o controle de contas a pagar e receber é fundamental para qualquer negócio. Sem esse controle, você corre o risco de esquecer pagamentos, perder prazos de recebimento e ficar sem dinheiro quando mais precisa.
Neste guia, você vai aprender como organizar suas contas de forma simples e conhecer um sistema de controle financeiro gratuito que faz esse trabalho por você, com alertas automáticos e tudo mais.
O que são contas a pagar e contas a receber?
Contas a pagar
São todas as obrigações financeiras que você precisa cumprir:
- Fornecedores (compras de produtos ou materiais)
- Despesas fixas (aluguel, internet, telefone)
- Impostos e taxas (DAS do MEI, por exemplo)
- Parcelas de empréstimos ou financiamentos
- Outras despesas programadas
Contas a receber
São os valores que você tem direito de receber:
- Vendas a prazo (parceladas)
- Serviços prestados aguardando pagamento
- Mensalidades de clientes fixos
- Valores combinados mas ainda não pagos
O controle adequado dessas contas permite saber se você terá dinheiro para pagar suas obrigações e quando os recebimentos vão entrar.
Por que controlar contas a pagar e receber?
1. Evita atrasos e multas
Com as contas organizadas e alertas de vencimento, você nunca esquece um pagamento. Isso evita multas, juros e nome sujo.
2. Reduz inadimplência de clientes
Quando você sabe exatamente quem deve e há quanto tempo, pode cobrar antes que a dívida fique velha demais.
3. Permite planejar o caixa
Sabendo o que vai sair e o que vai entrar, você planeja melhor. Dá para saber se terá dinheiro para uma compra grande ou se precisa esperar.
4. Mostra a saúde do negócio
Se você tem mais a receber do que a pagar, está em boa situação. Se é o contrário, pode precisar de ajustes.
5. Facilita a negociação
Com dados organizados, você negocia melhor prazos com fornecedores e condições com clientes.
Como organizar contas a pagar e receber
Para cada conta, registre:
- Descrição: o que é a conta
- Valor: quanto deve ou vai receber
- Vencimento: data limite para pagamento ou recebimento
- Categoria: tipo da despesa ou receita
- Status: pendente, pago ou recebido
- Forma de pagamento: boleto, Pix, cartão, etc.
Dicas de organização:
- Cadastre contas assim que elas surgem, não deixe para depois
- Revise as contas pelo menos uma vez por semana
- Dê baixa imediatamente quando pagar ou receber
- Use categorias para entender para onde vai seu dinheiro
Planilha vs sistema de contas a pagar e receber gratuito
Muitos MEIs usam planilhas para controlar contas. Funciona, mas tem limitações importantes:
| Recurso | Planilha | Balancinho |
|---|---|---|
| Alertas de vencimento | Não tem | Automático |
| Contas recorrentes | Manual | Automático |
| Integração com caixa | Não tem | Total |
| Visão de inadimplência | Difícil | Dashboard |
| Acesso pelo celular | Limitado | Completo |
Recursos do módulo de contas do Balancinho
O sistema contas a pagar e receber gratuito do Balancinho inclui:
Cadastro de contas a pagar
- Registro de todas as despesas programadas
- Vencimento, valor e categoria
- Vinculação com fornecedor
- Contas recorrentes (mensais, semanais)
- Baixa manual ou automática
Cadastro de contas a receber
- Registro de vendas e serviços a prazo
- Vinculação com cliente
- Status de pagamento (em dia, atrasado)
- Histórico por cliente
- Parcelamentos
Alertas e lembretes
- Aviso de contas próximas do vencimento
- Destaque para contas atrasadas
- Visão rápida no dashboard
Relatórios
- Total a pagar por período
- Total a receber por período
- Contas atrasadas
- Previsão de caixa
- Exportação em PDF e Excel
Nunca mais esqueça uma conta
O Balancinho avisa quando suas contas estão vencendo. 100% gratuito, com alertas e relatórios.
Como lidar com contas recorrentes
Contas recorrentes são aquelas que se repetem: aluguel, internet, DAS do MEI, mensalidades de clientes fixos. No Balancinho, você cadastra uma vez e o sistema replica automaticamente:
Exemplos de contas a pagar recorrentes:
- Aluguel (mensal)
- Internet e telefone (mensal)
- Contador (mensal)
- DAS MEI (mensal)
- Software e assinaturas (mensal/anual)
Exemplos de contas a receber recorrentes:
- Mensalidade de clientes fixos
- Contratos de manutenção
- Serviços de assinatura
Com contas recorrentes cadastradas, você tem visibilidade do fluxo futuro e pode se planejar com antecedência.
Como controlar a inadimplência de clientes
Ter clientes que não pagam é um problema comum. O controle de contas a receber ajuda a minimizar esse problema:
1. Identifique rápido
Com o sistema, você vê imediatamente quais contas estão atrasadas e há quanto tempo.
2. Cobre no momento certo
Quanto mais tempo passar, menor a chance de receber. Cobre nos primeiros dias de atraso.
3. Analise o histórico
Antes de vender a prazo para um cliente, veja se ele tem histórico de atraso.
4. Documente tudo
Mantenha registro de todas as tentativas de cobrança e comunicações.
Perguntas frequentes sobre contas a pagar e receber
O que é um sistema de contas a pagar e receber gratuito?
É um sistema que permite cadastrar, acompanhar e gerenciar suas obrigações (contas a pagar) e direitos (contas a receber) sem custo. O Balancinho oferece esse recurso 100% grátis, com alertas e relatórios inclusos.
MEI precisa controlar contas a pagar e receber?
Não é obrigatório, mas é essencial para a saúde do negócio. Sem esse controle, você pode esquecer pagamentos, acumular dívidas ou deixar de cobrar clientes.
Como saber se vou ter dinheiro para pagar as contas?
Compare o total a receber com o total a pagar no mesmo período. Se o que você vai receber for maior, terá dinheiro. Se for menor, precisa ajustar.
O Balancinho envia alertas de vencimento?
Sim! O sistema destaca contas próximas do vencimento e atrasadas diretamente no dashboard, para você não esquecer nenhuma.
Posso cadastrar contas parceladas?
Sim! Você pode cadastrar compras ou vendas parceladas, com cada parcela tendo seu próprio vencimento e controle de pagamento.
Organize suas contas hoje
Ter um sistema de contas a pagar e receber gratuito é fundamental para manter seu negócio saudável. Com ele, você nunca esquece um pagamento, sabe exatamente quem deve para você e pode planejar seu caixa com segurança.
Pare de depender de anotações soltas ou planilhas complicadas. O Balancinho oferece tudo que você precisa, de graça.
Controle suas contas sem pagar nada
Sistema completo com alertas, contas recorrentes e relatórios. 100% gratuito.
Leia também: Sistema de Controle Financeiro Gratuito: O Guia Definitivo para MEI e Autônomos
Sobre o Balancinho: Sistema de controle financeiro 100% gratuito para MEI e autônomos. Inclui contas a pagar e receber, fluxo de caixa, gestão de clientes, controle de estoque e relatórios completos. Criado pela WiseData Business para ajudar MEIs e autônomos.
Acesse: www.balancinho.com.br
